[ 邵泓濤 ]——(2006-2-16) / 已閱22697次
略論公證告知
邵泓濤 浙江金華正信公證處
摘 要：公證告知是在公證實(shí)踐中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，但在法律上并沒(méi)有形成制度，甚至相關(guān)的規(guī)定也寥寥無(wú)幾。認(rèn)識(shí)公證告知的意義，界定公證告知的內(nèi)容，探求公證告知的方式方法對(duì)于完善公證程序，提高公證質(zhì)量具有重要意義。
關(guān)鍵詞：公證告知、公證程序、告知內(nèi)容、方式方法
引言
公證告知是新出臺(tái)的《公證法》的一條獨(dú)具特色的規(guī)定，既體現(xiàn)了公證行業(yè)作為一項(xiàng)法律服務(wù)行業(yè)的特殊性，也是公證行業(yè)二十多年公證實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)�！豆C法》第二十七條第二款規(guī)定：公證機(jī)構(gòu)受理公證申請(qǐng)后，應(yīng)當(dāng)告知當(dāng)事人申請(qǐng)公證事項(xiàng)的法律意義和可能產(chǎn)生的法律后果，并將告知內(nèi)容記錄存檔。這樣就將告知上升為公證機(jī)構(gòu)和公證員的法定義務(wù)，成為公證程序中不可或缺的一環(huán)，不告知就違反了法定程序。公證員違反告知義務(wù)，輕則會(huì)引起當(dāng)事人對(duì)公證書(shū)效力的質(zhì)疑，重則引起當(dāng)事人與當(dāng)事人間、當(dāng)事人與利害關(guān)系人間、當(dāng)事人與公證機(jī)構(gòu)間的糾紛，影響當(dāng)事人的權(quán)益和公證機(jī)構(gòu)的聲譽(yù)。[1]因此，公證員履行告知義務(wù)不僅是作為一名專業(yè)法律服務(wù)人員的義務(wù)，也是公證預(yù)防糾紛的基礎(chǔ)，更是公證員維護(hù)和體現(xiàn)公證文書(shū)的法律效力，避免公證責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)的重要方式。
一般認(rèn)為，公正機(jī)構(gòu)履行告知義務(wù)通常有兩種情況。一種是法律法規(guī)和辦證規(guī)則規(guī)定必須履行的告知義務(wù)，另一種是公證員作為一名法律專業(yè)人員在當(dāng)事人申辦某項(xiàng)公證事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)該清楚地知道在辦理該公證事項(xiàng)時(shí)有可能發(fā)生的法律后果以及所產(chǎn)生的法律意義并及時(shí)提示當(dāng)事人知曉上述內(nèi)容，以避免給當(dāng)事人造成不必要的損失和不良后果[2]。但在實(shí)際公證工作中，公證告知的內(nèi)容、形式、時(shí)間階段都不限于此，而是貫穿于整個(gè)公證程序，甚至包括提供咨詢時(shí)，告知的內(nèi)容也擴(kuò)大到辦證材料要求、公證程序、公證收費(fèi)等等。所以我們可以給公證告知作如下定義：公證告知是指在公證程序中，公證機(jī)構(gòu)和公證人員向當(dāng)事人以及有關(guān)證人、利害關(guān)系人充分履行告知的義務(wù)，告知內(nèi)容包括辦證程序、權(quán)利義務(wù)責(zé)任、公證法律意義和后果等。可見(jiàn)，公證告知是對(duì)公證人員法律素養(yǎng)和專業(yè)執(zhí)業(yè)水平的一大考驗(yàn)，直接決定了公證的質(zhì)量和公證風(fēng)險(xiǎn)的大小和可能性。因此，筆者就公證告知的原則、標(biāo)準(zhǔn)、告知對(duì)象和內(nèi)容、告知的方式、方法作一闡述，引導(dǎo)公證工作的順利進(jìn)行。
一、 公證告知的原則、標(biāo)準(zhǔn)
確定公證告知的原則、標(biāo)準(zhǔn)對(duì)公證實(shí)踐有重要意義，不僅是
保障公證當(dāng)事人知情權(quán)，維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益的基礎(chǔ)，也是完善公證工作，規(guī)范辦證程序，提高公證人員執(zhí)業(yè)水平，提升公證形象和質(zhì)量的前提條件。結(jié)合公證實(shí)踐，公證人員在履行告知義務(wù)時(shí)要遵循以下幾個(gè)原則，告知也要合乎下面幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。
（一）一次告知
在公證活動(dòng)中，為了提高工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量，許多公證處提出了一次性告知的服務(wù)承諾。所謂一次告知是指承辦公證人員要一次性告知當(dāng)事人擬辦事項(xiàng)所需要的資料、材料、依據(jù)、應(yīng)具備的條件、注意事項(xiàng)、規(guī)定以及程序、時(shí)限等。
一次告知能夠提高公證工作效率，節(jié)約當(dāng)事人時(shí)間、精力�？梢韵胂�，如果公證人員不能做到一次告知，一會(huì)要求當(dāng)事人提供材料，一會(huì)又要求補(bǔ)充什么材料；一會(huì)說(shuō)可以辦理公證，一會(huì)說(shuō)不可以辦理公證，讓當(dāng)事人往返奔波，這樣的告知是毫無(wú)意義的。一次告知要求公證人員不僅要有極強(qiáng)的責(zé)任心和職業(yè)道德，還需要有較高的執(zhí)業(yè)素質(zhì)和深厚的公證專業(yè)知識(shí)，在告知時(shí)做到一次性完全告知，避免遺漏告知內(nèi)容，給當(dāng)事人造成不便，甚至給當(dāng)事人的利益造成損害。
（二）全面、充分告知
全面、充分告知是指公證人員在當(dāng)事人咨詢、辦理公證時(shí)，
必須考慮周全、講解透徹、要求明確，讓人明白應(yīng)做什么、如何做，盡量減少當(dāng)事人不必要的麻煩，杜絕讓當(dāng)事人來(lái)回跑的現(xiàn)象。
公證是一種非訟制度，它的作用就是預(yù)防糾紛。其預(yù)防糾紛的手段，除了對(duì)不真實(shí)、不合法的事項(xiàng)拒絕公證外（這種情況在受理的公證申請(qǐng)中所占比例很�。�，最主要的手段就是將當(dāng)事人申辦公證以后所享有的權(quán)利、所承擔(dān)的義務(wù)、公證的法律意義和法律后果及注意事項(xiàng)告訴當(dāng)事人。這一規(guī)定貫穿整個(gè)公證程序，從受理當(dāng)事人申請(qǐng)（如涉外公證申請(qǐng)受理時(shí)，要告知當(dāng)事人不同國(guó)家的公證書(shū)有不同要求等），到送達(dá)公證書(shū)或拒絕公證，都要告知當(dāng)事人相關(guān)內(nèi)容，如果告知不充分，公證的預(yù)防作用就會(huì)大打折扣，而且公證員也是一種失職，作為法律專家，公證員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。[3]
（三）及時(shí)、合理告知
及時(shí)、合理告知是指公證人員在履行公證告知義務(wù)時(shí)，要將應(yīng)當(dāng)告知的內(nèi)容及時(shí)告知當(dāng)事人，并要以適當(dāng)、準(zhǔn)確的言詞、技巧合理告知。及時(shí)告知要求公證員在辦理公證時(shí)，要根據(jù)實(shí)際情況，需要告知的馬上告知，盡量避免事后告知。許多告知內(nèi)容會(huì)對(duì)當(dāng)事人和公證員辦證產(chǎn)生重要作用，如果事先沒(méi)有及時(shí)告知，會(huì)影響當(dāng)事人的陳述的情況和是否公證、采用何種方式公證的決定。在公證工作中，經(jīng)常會(huì)碰到有的當(dāng)事人來(lái)公證處就說(shuō)我要將房子給某某人，公證一下。公證人員問(wèn)他是遺囑（遺贈(zèng)）公證還是贈(zèng)與公證，他也會(huì)因不懂而隨便選一個(gè)。這就要求公證人員將這兩者之間的區(qū)別告知當(dāng)事人，特別是生效時(shí)間上的不同引起的現(xiàn)實(shí)效果的不同，幫助當(dāng)事人根據(jù)其自身意愿選擇正確的公證內(nèi)容。
合理告知是因?yàn)楣C是一項(xiàng)預(yù)防糾紛的證明活動(dòng)，在有些當(dāng)事人對(duì)公證事項(xiàng)存在爭(zhēng)議時(shí)，公證人員要在中立的立場(chǎng)上，根據(jù)法律的規(guī)定，進(jìn)行規(guī)勸、引導(dǎo)，合理告知有關(guān)公證事項(xiàng)的內(nèi)容，避免因言辭不當(dāng)造成當(dāng)事人間矛盾的激化。
二、 公證告知的對(duì)象
公證告知的對(duì)象最主要的當(dāng)然是公證當(dāng)事人（或其代理人），同時(shí)還包括證人、公證事項(xiàng)的利害關(guān)系人和不特定的第三人（一般為接受公證書(shū)使用的單位、個(gè)人、鑒定人、翻譯人等）。
公證當(dāng)事人是與公證事項(xiàng)有法律上的利害關(guān)系并以自己的名義向公證處提出公證申請(qǐng)，在公證活動(dòng)中享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的公民、法人和其他組織。當(dāng)事人是公證的核心，是公證事項(xiàng)的直接利害人，所有的公證活動(dòng)都是應(yīng)當(dāng)事人的申請(qǐng)而開(kāi)始的，所以對(duì)當(dāng)事人的告知內(nèi)容也應(yīng)該是最多、最詳盡的。
證人是公證人員在辦證過(guò)程中，因?yàn)樾枰藢?shí)相關(guān)情況而向其了解、核實(shí)情況的人。公證人員詢問(wèn)證人時(shí)，應(yīng)當(dāng)告知其權(quán)利、義務(wù)、法律責(zé)任和注意事項(xiàng)，核心的告知內(nèi)容就是告知其有如實(shí)陳述的義務(wù)及作虛假陳述的法律責(zé)任，確保證人如實(shí)提供所了解的情況。
對(duì)公證事項(xiàng)的利害關(guān)系人和不特定的第三人，告知的內(nèi)容主要是與公證有關(guān)的通知告知，即告知其當(dāng)事人辦理了何種公證、公證書(shū)的用途和利害關(guān)系人、第三人所需要盡的義務(wù)、需為的行為。由于公證人員一般不能面對(duì)面與利害關(guān)系人和第三人交流，對(duì)其的告知也通常采取電話告知、信函告知或在公證書(shū)中注明需要告知的內(nèi)容。比如對(duì)提存受領(lǐng)人，通常采用電話通知并郵寄送達(dá)提存領(lǐng)取通知書(shū)的方式告知；也有采用在公證文書(shū)中注明公證書(shū)的特定用途的方式履行告知義務(wù)。
三、公證告知的內(nèi)容
公證告知的內(nèi)容紛繁復(fù)雜，不同的公證事項(xiàng)有不同告知內(nèi)容，筆者結(jié)合工作實(shí)踐，將告知內(nèi)容分為程序性內(nèi)容和實(shí)體性內(nèi)容兩類。
（一）程序性的告知內(nèi)容
所謂程序性的告知內(nèi)容主要包括在辦理所有公證當(dāng)中都應(yīng)當(dāng)告知當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)和一般的辦證程序、普遍意義上的公證作用、后果和公證送達(dá)等。在程序性的告知內(nèi)容中，當(dāng)事人的公證權(quán)利義務(wù)是最基本的。一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)事人在辦理公證中的權(quán)利包括申請(qǐng)公證員回避、委托他人申辦公證（法律規(guī)定必須親自辦理的除外）、使用民族語(yǔ)言的權(quán)利、對(duì)談話筆錄進(jìn)行核實(shí)、修改的權(quán)利和撤回公證申請(qǐng)、要求公證處對(duì)出具的公證書(shū)進(jìn)行復(fù)查等。當(dāng)事人的義務(wù)主要有遵守法律法規(guī)、如實(shí)陳述相關(guān)問(wèn)題、提供真實(shí)、合法、充分的證明材料和按規(guī)定繳納公證費(fèi)等，同時(shí)要告知當(dāng)事人不履行上述義務(wù)所應(yīng)承擔(dān)的不利后果和法律責(zé)任。為了提高工作效率，規(guī)范服務(wù)，對(duì)這些內(nèi)容的告知一般可以使用定式的書(shū)面形式告知，由當(dāng)事人自行閱讀。公證人員只需在當(dāng)事人閱讀后詢問(wèn)其是否明白這些內(nèi)容即可，如果當(dāng)事人有疑問(wèn)的再予以解釋、說(shuō)明，并由當(dāng)事人簽字確認(rèn)。
對(duì)一般的辦證程序的告知，主要是指公證所必經(jīng)的程序環(huán)節(jié)、辦證的期限和收費(fèi)等。同時(shí)根據(jù)《公證法》新增的規(guī)定，還應(yīng)告知當(dāng)事人有權(quán)要求對(duì)公證書(shū)進(jìn)行復(fù)查、對(duì)公證書(shū)有爭(zhēng)議的可以提起民事訴訟等。
普遍意義上的公證法律意義和后果是指辦理公證的一般作用，如證據(jù)效力、對(duì)抗第三人的效力等。公證書(shū)是證明法律行為、有法律意義的事實(shí)和文書(shū)的真實(shí)性、合法性的可靠的法律文書(shū)。證據(jù)效力是公證書(shū)最基本的效力，任何公證書(shū)都具有證據(jù)效力。[4]同時(shí)，辦理公證會(huì)對(duì)當(dāng)事人的利益產(chǎn)生一定的影響，公證員就應(yīng)該將這些內(nèi)容告知。公證法律意義和后果的告知，對(duì)當(dāng)事人正確理解所申辦的公證和公證人員辦理好公證都有積極意義，不僅能夠使當(dāng)事人與公證員很好地溝通，配合公證員辦理好公證，另外，對(duì)公證也是一種無(wú)形中的宣傳，能夠讓當(dāng)事人認(rèn)識(shí)公證、理解公證、運(yùn)用公證手段維護(hù)自身利益，從而擴(kuò)大公證的社會(huì)作用。
公證送達(dá)也可以理解為一項(xiàng)公證的告知內(nèi)容。一是送達(dá)公證書(shū)本身就是告知當(dāng)事人公證的結(jié)果。二是在送達(dá)過(guò)程和送達(dá)回證中的注明事項(xiàng)也是包含在告知內(nèi)容之內(nèi)的。
（二）實(shí)體性的告知內(nèi)容
公證中實(shí)體性的告知內(nèi)容是因當(dāng)事人所申辦的公證事項(xiàng)的不同而有差異的，主要是公證人員根據(jù)公證事項(xiàng)的具體情況而告知相應(yīng)內(nèi)容的。一般來(lái)講，可以分為三個(gè)大類。
在單方性的公證事項(xiàng)，如委托、聲明、遺囑、贈(zèng)與中，主要是要告知當(dāng)事人公證的意義和法律后果、公證后的權(quán)利義務(wù)及需要履行的登記或變更手續(xù)。比如在單方贈(zèng)與書(shū)公證中，要告知當(dāng)事人贈(zèng)與的法律后果及公證后所需履行的交付贈(zèng)與物、辦理產(chǎn)權(quán)過(guò)戶等手續(xù)。在遺囑公證中，要告知當(dāng)事人遺囑的意義、生效時(shí)間，還有辦理遺囑公證后當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)，如當(dāng)事人仍有權(quán)利在生前處分遺囑中涉及的財(cái)產(chǎn)、權(quán)利等。特別是要告知當(dāng)事人自書(shū)、代書(shū)、口頭遺囑不能撤銷、變更公證遺囑，以確保當(dāng)事人今后能正確使用變更方式，體現(xiàn)自身的意愿。
在雙方或多方性的合同、協(xié)議公證中，告知的內(nèi)容主要是公證人員從法律人的角度，以公正、中立的立場(chǎng)，對(duì)合同協(xié)議的內(nèi)容進(jìn)行解釋，告知當(dāng)事人簽訂合同協(xié)議的后果、可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)等。同時(shí)，還應(yīng)告知當(dāng)事人在公證后依據(jù)法律法規(guī)必須履行的登記等手續(xù)才能確保合同協(xié)議的生效或合同協(xié)議約定的有關(guān)事項(xiàng)的生效。如在辦理抵押借款合同中，要明確告知當(dāng)事人，特別是抵押人可能要承擔(dān)的法律責(zé)任，還要告知當(dāng)事人相關(guān)的抵押必須經(jīng)法定的登記部門(mén)登記才生效或具有對(duì)抗第三人的效力。
在辦理涉外公證事項(xiàng)時(shí)，公證員要從一名專業(yè)人員的角度，盡量告知當(dāng)事人公證書(shū)使用國(guó)對(duì)公證事項(xiàng)的特別要求、所需的譯文文種等。雖然公證是依申請(qǐng)的行為，但是當(dāng)事人的申請(qǐng)，往往不能準(zhǔn)確表示公證的內(nèi)容，也不可能很了解公證可以采取的方式。比如，當(dāng)事人要申請(qǐng)未婚公證時(shí)，他不可能知道按規(guī)定公證處大多情況不再出具未婚的實(shí)體公證，而只能以當(dāng)事人發(fā)表聲明的形式公證。這就要求公證員向當(dāng)事人告知該情況，并告知用此方式公證的法律意義和后果，特別是有可能不被使用國(guó)認(rèn)可的不利后果。
四、公證告知的方式方法
公證告知主要分為書(shū)面告知和口頭告知兩種形式。
（一）書(shū)面告知
書(shū)面告知主要是公證基本內(nèi)容的介紹和公證中具有普遍性的告知內(nèi)容。如在許多公證機(jī)構(gòu)的辦公場(chǎng)所會(huì)懸掛公示公證收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和公證程序規(guī)則，這就是公證書(shū)面告知的表現(xiàn)形式。同時(shí)公證申請(qǐng)表格、受理通知書(shū)、不予受理通知書(shū)、拒絕受理通知書(shū)等都可以視為書(shū)面告知。有的公證機(jī)構(gòu)還總結(jié)辦證經(jīng)驗(yàn)，制作了公證權(quán)利義務(wù)責(zé)任告知書(shū)，將眾多具有普遍性的、可重復(fù)適用的告知內(nèi)容列入其中，做到公證告知的便捷、規(guī)范。
書(shū)面告知的方式還包括應(yīng)用要素式公證書(shū)和在公證書(shū)中注明公證書(shū)的特定用途、公證書(shū)的生效時(shí)間等。從2001年1月1日起（北京、上海、天津從2000年7月1日起），在全國(guó)范圍內(nèi)已經(jīng)全面推行了要素式公證書(shū)，從而履行了一定的告知義務(wù)，其適用范圍為國(guó)內(nèi)使用的證據(jù)保全、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督以及合同或協(xié)議公證。[5]
在公證書(shū)注明特定的用途，主要是告知不特定的第三人，防止該公證被濫用，維護(hù)公證處和第三人的利益。如在辦理居民身份證復(fù)印件與原件相符公證時(shí)，必須在公證書(shū)證詞中明確寫(xiě)明：本公證書(shū)盡限用于××，用于其他事由無(wú)效。還有在發(fā)往臺(tái)灣使用的非用于繼承的親屬關(guān)系公證，也必須在公證書(shū)中寫(xiě)明特定用途，如探親、探病、減免稅等。
在合同協(xié)議類公證中，根據(jù)法律法規(guī)的規(guī)定或當(dāng)事人的約定，許多已經(jīng)公證的事項(xiàng)依然需要經(jīng)過(guò)履行特定的程序才能生效。有些合同、協(xié)議必須經(jīng)過(guò)登記或批準(zhǔn)后生效，如婚前所作的婚前財(cái)產(chǎn)約定和離婚協(xié)議必須經(jīng)過(guò)結(jié)婚或離婚登記后才生效等。在這種情況下，公證人員可以在公證書(shū)中注明本公證事項(xiàng)需經(jīng)過(guò)登記或批準(zhǔn)生效的字樣。
（二）口頭告知
口頭告知主要是在咨詢、申請(qǐng)與受理和審查過(guò)程中。嚴(yán)格來(lái)講，咨詢階段并不屬于公證程序中的一個(gè)環(huán)節(jié)，但在提倡公證服務(wù)化的今天，咨詢活動(dòng)對(duì)體現(xiàn)公證的服務(wù)形象，確保隨后可能進(jìn)行的公證程序的順利進(jìn)行都有重要作用。所以咨詢中的告知尤其要做到一次性、充分全面告知，避免因告知的不完全而導(dǎo)致當(dāng)事人諸如不明白需辦理何種公證、準(zhǔn)備材料不齊全等情況。因?yàn)檫@既會(huì)對(duì)當(dāng)事人造成不便，也會(huì)對(duì)公證的形象造成損害。提供咨詢時(shí)主要以口頭告知為主，但也不排除書(shū)面形式。比如在咨詢時(shí)將咨詢?nèi)艘k-理的公證事項(xiàng)所需的到場(chǎng)人員、應(yīng)提交的材料、證明、公證人員的聯(lián)系方式等進(jìn)行羅列，以書(shū)面形式告知當(dāng)事人。
在公證申請(qǐng)與受理、審查程序中，都是公證人員與當(dāng)事人直接接觸交流，告知的基本方式也表現(xiàn)為與當(dāng)事人的口頭談話。在申請(qǐng)與受理階段，雖然主要是采取讓申請(qǐng)人填寫(xiě)公證申請(qǐng)表格，發(fā)給受理通知書(shū)、不予受理通知書(shū)、拒絕受理通知書(shū)，讓申請(qǐng)人閱讀權(quán)利義務(wù)告知書(shū)等書(shū)面的告知形式，但同時(shí)，口頭告知還是必不可少的，主要是對(duì)上述內(nèi)容的解釋說(shuō)明。《公證員職業(yè)道德基本準(zhǔn)則》第八條規(guī)定：公證員在履行職責(zé)時(shí)，應(yīng)當(dāng)告知當(dāng)事人、代理人和參加人的權(quán)利和義務(wù)，并就權(quán)利和義務(wù)的真實(shí)意思做出明確解釋，避免形式上的簡(jiǎn)單告知。
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