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國家檔案局
令
民政部

第11號(hào)



《城市社區(qū)檔案管理辦法》已經(jīng)2015年10月12日國家檔案局局務(wù)會(huì)議、2015年9月29日民政部部務(wù)會(huì)議審議通過，現(xiàn)予以公布，自2016年1月1日起施行。



國家檔案局局長(zhǎng) 李明華

民 政 部 部 長(zhǎng) 李立國

2015年11月23日



城市社區(qū)檔案管理辦法



第一條 為規(guī)范城市社區(qū)檔案（以下簡(jiǎn)稱社區(qū)檔案）管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城市居民委員會(huì)組織法》和國家有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱社區(qū)檔案，是指城市社區(qū)黨組織、居民委員會(huì)、社區(qū)服務(wù)機(jī)構(gòu)、社區(qū)社會(huì)組織（以下簡(jiǎn)稱社區(qū)各類組織）和居民在社區(qū)建設(shè)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 社區(qū)檔案工作在業(yè)務(wù)上接受街道辦事處（鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府）以及檔案行政管理部門和民政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第四條 社區(qū)黨組織和居民委員會(huì)應(yīng)當(dāng)重視檔案工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入社區(qū)建設(shè)內(nèi)容，促進(jìn)檔案工作與社區(qū)其他各項(xiàng)工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。

第五條 社區(qū)檔案工作經(jīng)費(fèi)從社區(qū)的辦公經(jīng)費(fèi)中列支，并應(yīng)當(dāng)滿足實(shí)際工作的需要。

第六條 社區(qū)黨組織或者居民委員會(huì)應(yīng)當(dāng)配備專門人員管理本社區(qū)各類檔案,有條件的地方可以設(shè)立綜合檔案室。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)過檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，調(diào)離工作崗位時(shí)應(yīng)當(dāng)在離職前辦理檔案交接手續(xù)。

第七條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員負(fù)責(zé)宣傳、貫徹和執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，指導(dǎo)、監(jiān)督本社區(qū)文件材料的歸檔、整理和移交工作。

第八條 社區(qū)檔案由社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員集中統(tǒng)一管理，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有或者擅自銷毀。

第九條 社區(qū)建設(shè)中形成的文件材料可以分為文書類、科技類、會(huì)計(jì)類等三個(gè)大類，具體的歸檔范圍和保管期限參照本辦法附件。

第十條 社區(qū)文件材料的歸檔，應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

（一）歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全、完整、排列有序；裝訂結(jié)實(shí)、整齊；備考表填寫真實(shí)、清楚；歸檔文件目錄或者卷內(nèi)文件目錄明晰、準(zhǔn)確；

（二）歸檔的文件材料中有照片或者復(fù)印件的，應(yīng)當(dāng)圖文清晰；

（三）歸檔時(shí)間：

文書材料于次年6月底前歸檔；

科技文件材料在科技活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔；

會(huì)計(jì)材料由會(huì)計(jì)部門在會(huì)計(jì)年度終了后保管1年，于次年3月底前歸檔；

聲像材料在活動(dòng)結(jié)束或者辦理完畢后隨時(shí)歸檔；

實(shí)物材料及時(shí)歸檔；

電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T38)的要求整理。

第十一條 社區(qū)檔案按照下列規(guī)則進(jìn)行分類編號(hào)：

（一）文書檔案按照年度——問題（社區(qū)黨建、居民自治、社區(qū)管理、社區(qū)服務(wù)、社區(qū)治安等）進(jìn)行分類，參照《歸檔文件整理規(guī)則》，以件為單位，按年度——問題——保管期限排列編號(hào)；

（二）科技檔案中的基建檔案按照工程項(xiàng)目分類整理，按照項(xiàng)目——時(shí)間排列編號(hào)；設(shè)備儀器檔案按照型號(hào)分類整理，按照型號(hào)——時(shí)間排列編號(hào)；

（三）會(huì)計(jì)檔案按照年度——類別（報(bào)表、賬簿、憑證、其他）分類整理并排列編號(hào)；

第十二條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)設(shè)立專室或者專柜保管檔案，采取有效的防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲、防磁等措施，確保檔案的完整與安全。

第十三條 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案及其保管狀況進(jìn)行全面檢查，并形成安全檢查記錄；如有破損、霉變、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或者進(jìn)行其他技術(shù)處理。

對(duì)聲像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用；有條件的地方要及時(shí)對(duì)聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，以利于長(zhǎng)期使用。

第十四條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)和移出、保管數(shù)量、借閱和利用效果、銷毀等情況，進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。

第十五條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立健全檔案利用制度，為檔案利用創(chuàng)造條件，簡(jiǎn)化手續(xù)，提供方便。

利用檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，并及時(shí)做好利用效果登記。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢查歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)有短缺、涂改、污損情況，要及時(shí)報(bào)告并追查。

第十六條 社區(qū)應(yīng)當(dāng)組織成立檔案鑒定工作小組，對(duì)已到期檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定。

鑒定工作小組由社區(qū)檔案管理人員和形成檔案的組織的人員（或者居民代表）組成，鑒定后應(yīng)當(dāng)形成檔案鑒定報(bào)告。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)清點(diǎn)核對(duì)并編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)過必要的審批手續(xù)后按照規(guī)定銷毀。

禁止擅自銷毀檔案。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)永久保存。

第十七條 社區(qū)檔案應(yīng)當(dāng)依法保持齊全完整，不得隨意將社區(qū)檔案拆散、重新組合。

第十八條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)圍繞社區(qū)中心工作和居民利用需求，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，積極開展檔案編研工作。

第十九條 社區(qū)檔案管理應(yīng)當(dāng)積極采用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。

第二十條 涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案的保管、利用，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定辦理。

第二十一條 違反國家有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案有損毀、丟失以及出賣、涂改、偽造、泄密等情況的，應(yīng)當(dāng)依法追究相關(guān)人員責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第二十二條 各�。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案行政管理部門商同級(jí)民政部門，可以結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況制定本辦法的實(shí)施細(xì)則。

第二十三條 本辦法由國家檔案局和民政部負(fù)責(zé)解釋。

第二十四條 本辦法自2016年1月1日起實(shí)施。



附件









城市社區(qū)文件材料歸檔范圍和保管期限表







一級(jí)

類目


二級(jí)類目


順序號(hào)


歸檔范圍


保管期限




















文



書



材



料








社區(qū)黨群管理及社區(qū)管理類


1


上級(jí)針對(duì)本社區(qū)設(shè)立、撤并、調(diào)整、更名、社區(qū)干部任免的通知、批復(fù)等文件材料


永久




2


本社區(qū)組織簡(jiǎn)介、人員編制、印信啟用和印信作廢等文件材料


永久




3


本社區(qū)黨組織會(huì)議、居民委員會(huì)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、記錄、討論通過的決議、規(guī)定等


永久




4


本社區(qū)組織召開的黨員大會(huì)、居民會(huì)議、團(tuán)組織會(huì)議、婦聯(lián)組織會(huì)議等重要會(huì)議的通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、紀(jì)要等


永久




5


本社區(qū)組織召開的重要會(huì)議的典型材料、交流材料、代表發(fā)言材料、簡(jiǎn)報(bào)等


30年




6


本社區(qū)召開的民主懇談會(huì)、居民聽證會(huì)、民主協(xié)商、矛盾糾紛調(diào)解、民情民意反映等一般會(huì)議的通知、名單、日程、總結(jié)、紀(jì)要等


10年




7


本社區(qū)召開的一般會(huì)議的交流材料、代表發(fā)言材料等


10年




8


本社區(qū)開展居務(wù)公開、民主評(píng)議工作過程中形成的文件材料


永久




9


上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本社區(qū)工作時(shí)形成的文件材料







（1）重要的


永久




（2）一般的、本社區(qū)工作匯報(bào)材料


10年




10


本社區(qū)居民委員會(huì)計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料







（1）年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料、重要專題的調(diào)研材料


永久




（2）年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料、一般問題的調(diào)研材料


10年




11


本社區(qū)黨組織、居民委員會(huì)、社區(qū)工、青、婦等群團(tuán)組織、社區(qū)社會(huì)組織等各類組織的換屆選舉材料、上級(jí)批準(zhǔn)或登記備案材料


永久




12


本社區(qū)專項(xiàng)活動(dòng)形成的文件材料







（1）重要的（如各類創(chuàng)建活動(dòng)等）


30年




（2）一般的（如精神文明教育、文化藝術(shù)、全民健身、科普教育、環(huán)保宣傳教育、愛國衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)、健康教育等活動(dòng)）


10年




13


上級(jí)頒發(fā)的關(guān)于居民委員會(huì)工作的文件材料







（1）法規(guī)政策性文件


30年




（2）規(guī)范性、一般性文件


10年




14


本社區(qū)的請(qǐng)示和上級(jí)針對(duì)本社區(qū)各項(xiàng)工作的批復(fù)、批示







（1）重要業(yè)務(wù)問題的


永久




（2）一般業(yè)務(wù)問題的


30年




15


本社區(qū)編輯、編寫的文件材料







（1）大事記、組織沿革等


永久




（2）簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等


10年




16


關(guān)于本社區(qū)的新聞報(bào)道


10年




17


本社區(qū)制定的各項(xiàng)規(guī)章、規(guī)范、制度、公約等


30年




18


針對(duì)本社區(qū)人員的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)等文件材料







（1）受縣級(jí)（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的


永久




（2）受縣級(jí)以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的


30年




19


本社區(qū)處理問題、事件的懲處決定







（1）受到警告（不含）以上處分的


永久




（2）受到警告處分的


30年




20


對(duì)本社區(qū)專職工作人員的選舉、聘用、福利、社會(huì)保障等文件材料


永久




21


對(duì)本社區(qū)專職工作人員的培訓(xùn)、考核、社區(qū)志愿者登記制度等文件材料


10年




22


本社區(qū)黨團(tuán)員名冊(cè)、組織關(guān)系介紹信及存根、本社區(qū)志愿者隊(duì)伍人員名單等


永久




23


本社區(qū)的房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料


永久




24


本社區(qū)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議等文件材料







（1）重要的


永久




（2）一般的


10年




25


本社區(qū)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等）采購計(jì)劃、審批手續(xù)、招投標(biāo)、購置等文件材料


30年




26


本社區(qū)居委會(huì)國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接憑證等）文件材料







（1）重要的


永久




（2）一般的


10年




27


本社區(qū)接待工作的計(jì)劃、方案







（1）重要的


30年




（2）一般的


10年




28


本社區(qū)出國考察、友好往來等活動(dòng)中形成的文件材料


30年




29


本社區(qū)信息、檔案、保密工作中形成的文件材料


10年




























社

區(qū)

服

務(wù)

類


30


本社區(qū)居民的拆遷補(bǔ)償、養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、職工退休、退職等登記表、協(xié)議書、存根、審批表及其他社會(huì)保障參保、退保等文件材料


永久




31


本社區(qū)現(xiàn)役、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)軍人、軍隊(duì)離休干部、革命傷殘軍人、烈屬、病故軍人家屬、殘疾人、特困供養(yǎng)人員、臨時(shí)救助人員等社會(huì)優(yōu)撫、社會(huì)救助相關(guān)文件材料


30年




32


本社區(qū)居民殯葬火化初審證明、存根、登記冊(cè)


30年




33


本社區(qū)登記失業(yè)人員情況、就業(yè)服務(wù)情況登記冊(cè)、老年卡申辦初審、最低生活保障申辦初審、享受社會(huì)救濟(jì)救助金申報(bào)初審等登記冊(cè)


10年




34


本社區(qū)物業(yè)管理制度、管理規(guī)約


30年




35


本社區(qū)服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)設(shè)置和服務(wù)內(nèi)容、家政服務(wù)公司名單及運(yùn)營情況等文件材料


10年




36


本社區(qū)服務(wù)工作計(jì)劃、總結(jié)和報(bào)告


30年




37


本社區(qū)各小區(qū)物業(yè)維修基金的使用和結(jié)余情況報(bào)告


永久




38


本社區(qū)內(nèi)各小區(qū)物業(yè)公司的工作報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)告


30年




39


本社區(qū)專業(yè)社會(huì)工作者、志愿者隊(duì)伍開展各項(xiàng)活動(dòng)、各種服務(wù)活動(dòng)組成人員的文件材料


10年




40


本社區(qū)內(nèi)各類社會(huì)組織的數(shù)量、人員構(gòu)成、活動(dòng)情況等文件材料


30年




41


本社區(qū)公益慈善事業(yè)的經(jīng)費(fèi)籌集辦法、資金及使用情況的文件材料


10年




42


本社區(qū)集體經(jīng)濟(jì)收益所得及其使用情況的文件材料


10年




43


本社區(qū)集體經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目的立項(xiàng)、承包方案以及社區(qū)公益事業(yè)的建設(shè)承包方案


永久




44


本社區(qū)居民家庭及成員基本情況登記表


30年






社

區(qū)

治

安

類


45


本社區(qū)制定的有關(guān)治安綜合治理及安全網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面的規(guī)定、制度、宣傳教育等文件材料







（1）重要的


30年




（2）一般的


10年




46


本社區(qū)治安防范隊(duì)伍人員名單


30年




47


本社區(qū)各種民事調(diào)解、糾紛處理的文件材料







（1）涉及房產(chǎn)、資產(chǎn)的


永久




（2）影響重大的


30年




（3）一般的


10年




48


本社區(qū)對(duì)監(jiān)管、釋放、社區(qū)矯正、解除強(qiáng)制隔離戒毒等重點(diǎn)人群的教育、服務(wù)、管理材料


30年






















科

技

文

件

材

料










基

本

建

設(shè)

類


49


本社區(qū)文化、教育、體育、青少年、老年活動(dòng)、福利事業(yè)、農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)等建設(shè)設(shè)施項(xiàng)目的審批、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、維修、擴(kuò)建等成套的文字、圖表、照片等文件材料







（1）重要的


永久




（2）一般的


10年




50


本社區(qū)環(huán)境保護(hù)項(xiàng)目的審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修、擴(kuò)建等成套的文字、圖表、照片等文件材料







（1）重要的


永久




（2）一般的


10年




51


本社區(qū)所屬服務(wù)機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修、擴(kuò)建等成套的文字、圖表、照片等文件材料


永久






設(shè)

備

儀

器

類


52


本社區(qū)公共服務(wù)設(shè)施的購置（引進(jìn)）合同、協(xié)議以及合格證書、使用說明、圖紙等


30年




53


本社區(qū)居民委員會(huì)關(guān)于計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電視機(jī)、空調(diào)、汽車等辦公通用和專用設(shè)備的購置合同、裝箱單、使用說明書、維修及保修記錄等


10年










會(huì)

計(jì)

材

料





54


本社區(qū)居民委員會(huì)的各類報(bào)表及分析報(bào)告







（1）年度的


永久




（2）半年的、季度的、月的


3年




55


本社區(qū)居民委員會(huì)的各類總賬、明細(xì)賬、分類賬，現(xiàn)金出納賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬和其他輔助賬


15年




56


本社區(qū)現(xiàn)金和銀行日記賬等賬簿


25年




57


本社區(qū)居民委員會(huì)的各種會(huì)計(jì)憑證


15年




58


本社區(qū)居民委員會(huì)的會(huì)計(jì)移交清冊(cè)


15年




59


本社區(qū)居民委員會(huì)的會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、檔案銷毀清冊(cè)


永久




60


本社區(qū)居民委員會(huì)銀行余額調(diào)節(jié)表、對(duì)賬單


5年