股份有限公司創(chuàng)立大會(huì)公證書
【制作依據(jù)】
本文書樣式供公證機(jī)關(guān)依法證明股份有限公司創(chuàng)立大會(huì)真實(shí)、合法時(shí)使用。
1994年6月30日司法部發(fā)布《關(guān)于貫徹執(zhí)行〈公司法〉為企業(yè)向公司制改造提供公證服務(wù)的若干意見》，其中規(guī)定：
1．辦理股份有限公司創(chuàng)立大會(huì)公證，申請(qǐng)人應(yīng)當(dāng)具有《公司法》第七十四條、第七十五條規(guī)定的發(fā)起人資格，并應(yīng)當(dāng)提交與公司成立有關(guān)的文件，包括：批準(zhǔn)公司設(shè)立的文件，公司登記機(jī)關(guān)核發(fā)的籌建許可證，公司發(fā)起人協(xié)議，公司章程草案，公司籌建機(jī)構(gòu)關(guān)于成立公司的工作報(bào)告，公司資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告，注冊(cè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)發(fā)起人和認(rèn)股人的驗(yàn)資報(bào)告，創(chuàng)立大會(huì)議程等；向社會(huì)公開募集的公司還應(yīng)提供國(guó)務(wù)院證券管理部門的批準(zhǔn)文件和招股證明書。公證機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)當(dāng)事人提供文件的真實(shí)性、合法性進(jìn)行審查、核實(shí)。
2．公證機(jī)構(gòu)應(yīng)按《公司法》第九十一條、第九十二條規(guī)定對(duì)出席股份有限公司創(chuàng)立大會(huì)的股東及代理人的資格和創(chuàng)立大會(huì)的合法性進(jìn)行審查。出席公司創(chuàng)立大會(huì)的認(rèn)股人所代表的股份未達(dá)到法定限額時(shí)，創(chuàng)立大會(huì)可在《公司法》第九十一條規(guī)定期限內(nèi)延期舉行，公司發(fā)起人應(yīng)再次通知未出席的認(rèn)股人。延期后，出席創(chuàng)立大會(huì)的代表所代表的股份仍達(dá)不到法定限額的，應(yīng)當(dāng)拒絕公證。
3．公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按《公司法》及其配套規(guī)章審查會(huì)議程序和會(huì)議文件的真實(shí)性、合法性，依照事實(shí)和法律要求，向當(dāng)事人提出修改、完善會(huì)議程序和會(huì)議文件的法律意見。
4．公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依照《公證程序規(guī)則(試行)》第五十一條規(guī)定和公示的創(chuàng)立大會(huì)程序，對(duì)創(chuàng)立大會(huì)的全過程進(jìn)行法律監(jiān)督。主要監(jiān)督以下環(huán)節(jié)：①會(huì)議進(jìn)程是否符合法律規(guī)定；②會(huì)議是否執(zhí)行了《公司法》規(guī)定的創(chuàng)立大會(huì)職責(zé)；③董事會(huì)成員和監(jiān)事會(huì)成員的選舉程序、計(jì)票方法、選舉結(jié)果是否真實(shí)、合法；④對(duì)公司章程的通過進(jìn)行法律監(jiān)督；⑤參加公司第一屆董事會(huì)和監(jiān)事會(huì)會(huì)議，對(duì)董事長(zhǎng)、監(jiān)事長(zhǎng)的選舉和董事會(huì)重要決議的通過進(jìn)行監(jiān)督。公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際工作情況和有關(guān)法律，按當(dāng)事人要求和規(guī)定格式出具公證書。以發(fā)起設(shè)立方式設(shè)立的股份有限公司的全部股款繳足，并經(jīng)驗(yàn)資，由審批機(jī)關(guān)批準(zhǔn)；以募集設(shè)立方式設(shè)立的股份有限公司，認(rèn)股人繳納完全部股款并經(jīng)驗(yàn)資后，意味著設(shè)立股份有限公司的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作已經(jīng)結(jié)束，這時(shí)，發(fā)起人應(yīng)當(dāng)在一定時(shí)間內(nèi)組織召開創(chuàng)立會(huì)議，通過成立公司的決議，選舉出董事、監(jiān)事。
一、發(fā)起設(shè)立的股份有限公司的創(chuàng)立會(huì)議
發(fā)起設(shè)立的股份有限公司的創(chuàng)立會(huì)議比較簡(jiǎn)單，可由發(fā)起人協(xié)商在一定的時(shí)間召開，也可以將召開的時(shí)間在擬訂公司章程時(shí)在章程中予以明確。會(huì)議的任務(wù)有兩點(diǎn)，一是通過設(shè)立或不設(shè)立公司的決定；二是選舉公司的董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)成員。至于公司的籌備情況由于全體發(fā)起人共同參與公司的籌備工作，對(duì)籌備過程比較了解，則不必對(duì)公司的籌備情況進(jìn)行審議。
至于董事會(huì)和監(jiān)事會(huì)的選舉辦法(包括程序和方式)，應(yīng)在公司章程中明確，選舉時(shí)間可按照公司章程的要求選舉。董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)產(chǎn)生以后，應(yīng)當(dāng)分別選舉出董事會(huì)董事長(zhǎng)和監(jiān)事會(huì)的召集人，并由董事會(huì)聘任經(jīng)理。
二、募集設(shè)立的股份有限公司的創(chuàng)立會(huì)議
在收足發(fā)行股份的股款并經(jīng)法定的驗(yàn)資機(jī)構(gòu)出具驗(yàn)資證明后，發(fā)起人應(yīng)當(dāng)在30日內(nèi)召集公司的創(chuàng)立大會(huì)。如果逾期不進(jìn)行召集，則認(rèn)股人可以撤回其認(rèn)購(gòu)的股份。
創(chuàng)立大會(huì)是由發(fā)起人和認(rèn)股人所組成的設(shè)立公司的決議機(jī)關(guān)，是公司股東大會(huì)的前身。因此創(chuàng)立大會(huì)是很大權(quán)限的，發(fā)起設(shè)立公司的一切重要決定或決議都由它來作出。
(一)創(chuàng)立大會(huì)的召集人和參加人
創(chuàng)立大會(huì)由發(fā)起人負(fù)責(zé)召集，參加創(chuàng)立大會(huì)的成員是發(fā)起人和其他認(rèn)股人。如果數(shù)人合認(rèn)股份，則應(yīng)推定一人出席創(chuàng)立大會(huì)。政府或法人為認(rèn)股人時(shí)，應(yīng)指定代表參加創(chuàng)立大會(huì)。喪失行為能力或者限制行為能力者須由其他法定代理人代為出席創(chuàng)立大會(huì)。
認(rèn)股人通常還可以委托代理人出席創(chuàng)立大會(huì)，委托時(shí)，應(yīng)出具有關(guān)的委托書，并寫明授權(quán)范圍。
(二)創(chuàng)立大會(huì)的通知
發(fā)起人應(yīng)當(dāng)在創(chuàng)立大會(huì)召開15日前將日期通知各認(rèn)股人或者予以公告。因?yàn)槟技O(shè)立方式的認(rèn)股人構(gòu)成比較復(fù)雜，以通知的辦法很難進(jìn)行，所以用公告的辦法比較合適。
(三)公告的內(nèi)容主要包括開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議的重要議題、參加創(chuàng)立大會(huì)的人員以及參加的辦法等。
創(chuàng)立大會(huì)行使下列職權(quán)并完成相應(yīng)議題：
(1)審議發(fā)起人關(guān)于公司籌備情況的報(bào)告。發(fā)起人的報(bào)告通常要涉及以下設(shè)立事項(xiàng)：公司章程；股東名簿；已發(fā)行股份的總額；以現(xiàn)金以外的財(cái)產(chǎn)抵繳股款者及其姓名和財(cái)產(chǎn)的種類、數(shù)量、價(jià)格或估價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)；應(yīng)歸公司負(fù)擔(dān)的設(shè)立費(fèi)用以及發(fā)起人應(yīng)得報(bào)酬和特別利益的數(shù)額、發(fā)行特別股者，其各類總額及每股金額。
(2)通過公司章程。公司章程是股份有限公司的基本活動(dòng)準(zhǔn)則，由于創(chuàng)立大會(huì)是股東大會(huì)的前身，在創(chuàng)立階段享有股東大會(huì)職權(quán)，因而應(yīng)當(dāng)由它予以通過。
(3)股份有限公司董事會(huì)在創(chuàng)立時(shí)依法應(yīng)當(dāng)由創(chuàng)立大會(huì)選舉產(chǎn)生，而在以后的換屆中，就應(yīng)由股東大會(huì)選舉產(chǎn)生。
(4)選舉監(jiān)事會(huì)成員。股份有限公司的監(jiān)事會(huì)由兩種監(jiān)事組成，一種是由公司職工選出的職工代表監(jiān)事，另一種是股東代表監(jiān)事。在創(chuàng)立公司時(shí)，股東代表監(jiān)事由創(chuàng)立大會(huì)選舉產(chǎn)生，在以后換屆時(shí)由股東大會(huì)選舉產(chǎn)生。
(5)對(duì)公司的設(shè)立費(fèi)用進(jìn)行審核。
(6)對(duì)發(fā)起人用于抵作股款的財(cái)產(chǎn)作價(jià)進(jìn)行審核。
(7)作出設(shè)立或不設(shè)立公司的決議。
創(chuàng)立大會(huì)由全體認(rèn)股人組成，所以，各個(gè)認(rèn)股人都有權(quán)出席創(chuàng)立大會(huì)。但由于種種主觀或客觀原因，有的認(rèn)股人有可能不出席創(chuàng)立大會(huì)。這時(shí)，有代表股份總額的1／2以上的認(rèn)股人出席即可舉行創(chuàng)立大會(huì)。但如果出席認(rèn)股人所代表的股份總數(shù)達(dá)不到股份總數(shù)的1／2，則創(chuàng)立大會(huì)不得舉行。
創(chuàng)立大會(huì)召開以后，應(yīng)該依法完成會(huì)議的各項(xiàng)議題。首先審議發(fā)起人關(guān)于公司籌備情況的報(bào)告，審議并通過公司章程，然后審核公司的設(shè)立費(fèi)用，審核發(fā)起人用于抵作股款的財(cái)產(chǎn)的作價(jià)等。
董事會(huì)成員、監(jiān)事會(huì)成員選出以后，應(yīng)在創(chuàng)立大會(huì)上公布，并由創(chuàng)立大會(huì)籌委會(huì)指定首屆董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)的召集人，分別召集和主持首屆董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)成員第一次會(huì)議。
【文書樣式】
股份有限公司創(chuàng)立大會(huì)暨第一屆股東代表大會(huì)公證書
( ) 字第 號(hào)
根據(jù)________股份有限公司籌委會(huì)申請(qǐng)，本公證處派公證員________、________、________對(duì)________年________月________日在________舉行的________創(chuàng)立大會(huì)暨第一屆股東大會(huì)進(jìn)行了現(xiàn)場(chǎng)公證。
經(jīng)審查確認(rèn)，公司發(fā)起人________、________、________、________符合法律規(guī)定條件，公司籌委會(huì)所提交的設(shè)立公司的________批準(zhǔn)文件和________出具的驗(yàn)資證明是法定機(jī)構(gòu)依法出具的。
經(jīng)審查確定，出席________股份有限公司創(chuàng)立大會(huì)暨第一屆股東代表大會(huì)的股東及股東代理人共________名(其中股東代表人________名)，代表股份________萬股，占全部股份總額的________%。上述股東及股東代理人代表資格合法，所代表的股份符合法定數(shù)額。創(chuàng)立大會(huì)由________主持，并以投票表決方式通過了以下決議：
一、通過了發(fā)起人關(guān)于籌辦公司情況的報(bào)告。________名贊成，代表股份________萬股；________名反對(duì)，代表股份________萬股；________名棄權(quán)，代表股份________萬股。
二、通過了公司章程。________名贊成，代表股份________萬股；________名反對(duì)，代表股份________萬股；________名棄權(quán)，代表股份________萬股。
三、選舉________、________、________、________為公司董事，組成公司第一屆董事會(huì)。________名贊成，代表股份________萬股；________名反對(duì)，代表股份________萬股；________名棄權(quán)，代表股份________萬股。
四、選舉________、________、________、________為公司監(jiān)事，組成公司第一屆監(jiān)事會(huì)。________名贊成，代表股份________萬股；________名反對(duì)，代表股份________萬股；________名棄權(quán)，代表股份________萬股。
通過現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，本公證處確認(rèn)，________股份有限公司創(chuàng)立大會(huì)暨第一屆股東代表大會(huì)的會(huì)議程序、表決方式及所通過各項(xiàng)決議真實(shí)、合法、有效。________、________及記錄員________在創(chuàng)立大會(huì)會(huì)議記錄上的簽名(印章)屬實(shí)。
下列附件是本公證書的組成部分：
1．出席________股份有限公司創(chuàng)立大會(huì)暨第一屆股東大會(huì)的股東及其代表人名單。
2．由監(jiān)票人、計(jì)票人、公證員簽名的董事會(huì)選舉結(jié)果。
3．由監(jiān)票人、計(jì)票人、公證員簽名的監(jiān)事會(huì)選舉結(jié)果。
4．創(chuàng)立大會(huì)會(huì)議記錄。
中華人民共和國(guó) 市(縣) 公證處
公證員
年 月 日
【填寫說明】
一、首部
依次寫明以下事項(xiàng)：
1．標(biāo)題，寫文書名稱：“股份有限公司創(chuàng)立大會(huì)暨第一屆股東代表大會(huì)公證書”。
2．文書編號(hào)，即“( )________字第________號(hào)”。文書編號(hào)的內(nèi)容和順序?yàn)椋?/SPAN>
(1)年度，在括弧中填寫制作本文書的年度(用阿拉伯?dāng)?shù)字)，如“(1998)”；
(2)制作文書的公證機(jī)關(guān)的簡(jiǎn)稱，通常是把公證機(jī)關(guān)名稱中的具有代表意義的兩個(gè)字作簡(jiǎn)稱，如北京市公證處可簡(jiǎn)稱為“京公”；
(3)文書名稱簡(jiǎn)稱，通常是把文書名稱中的具有代表意義的字作為簡(jiǎn)稱，本文書可簡(jiǎn)稱為“證”；
(4)本文書的序號(hào)，即本類文書發(fā)文序號(hào)，一般是從1號(hào)開始逐次填列。每年編號(hào)可連續(xù)下去，不必應(yīng)年份變動(dòng)而隨年份新起編號(hào)。
二、正文
1．公證的時(shí)間、地點(diǎn)。依次寫明股份有限公司的名稱，公證員的姓名，股份有限公司創(chuàng)立大會(huì)召開的時(shí)間、地點(diǎn)、股份有限公司名稱。表述為“根據(jù)________股份有限公司籌委會(huì)申請(qǐng)，本公證處派公證員________、________、________對(duì)________年________月________日在________(地點(diǎn))舉行的________(股份有限公司名稱)創(chuàng)立大會(huì)暨第一屆股東大會(huì)進(jìn)行了現(xiàn)場(chǎng)公證�！�
2．證明公司發(fā)起人符合法定條件，設(shè)立公司的批準(zhǔn)文件及驗(yàn)資證明真實(shí)合法。依次寫明公司發(fā)起人的姓名或名稱、設(shè)立公司的批準(zhǔn)文件的發(fā)文單位名稱、文件名和交書編號(hào)，驗(yàn)資單位名稱。表述為：“經(jīng)審查確認(rèn)，公司發(fā)起人________、________、________、________(企業(yè)名稱)符合法律規(guī)定條件，公司籌委會(huì)所提交的設(shè)立公司的________(列明發(fā)文單位名稱、文件名稱和文件編號(hào))批準(zhǔn)文件和________(驗(yàn)資單位名稱)出具的驗(yàn)資證明是法定機(jī)構(gòu)依法出具的�！�
3．證明出席大會(huì)的股東及股東代理人符合法定要求。依次寫明出席大會(huì)的股東及股東代理人的人數(shù)，股東代表人的人數(shù)，代表股份的股額，占全部股份總額的比例。表述為：“經(jīng)審查確定，出席________股份有限公司創(chuàng)立大會(huì)暨第一屆股東代表大會(huì)的股東及股東代理人共________名(其中股東代表人________名)，代表股份________萬股，占全部股份總額的________%。上述股東及股東代理人代表資格合法，所代表的股份符合法定數(shù)額。”
4．創(chuàng)立大會(huì)通過的決議。首先是過渡語句引出下文。表述為：“創(chuàng)立大會(huì)由________主持，并以投票表決方式通過了以下決議：”其中的空白處寫明創(chuàng)立大會(huì)主持人的姓名。
(1)發(fā)起人關(guān)于籌辦公司情況的報(bào)告，依次寫明贊成的股東人數(shù)，代表份額，反對(duì)的股東人數(shù)，代表股份份額，棄權(quán)的股東人數(shù)，代表股份份額。表述為：
“一、通過了發(fā)起人關(guān)于籌辦公司情況的報(bào)告�！痢撩澇桑砉煞荨痢寥f股；××名反對(duì)，代表股份××萬股；××名棄權(quán)，代表股份××萬股�！�
(2)公司章程的表決情況。××名贊成，代表股份××萬股；××名反對(duì)，代表股份××萬股；××名棄權(quán)，代表股份×萬股。(公司章程如未獲得通過亦應(yīng)注明表決結(jié)果)。”
(3)董事會(huì)的組成。依次寫明當(dāng)選董事的姓名，贊成的股東人數(shù)，代表股份份額；反對(duì)的股東人數(shù)，代表股份份額；棄權(quán)的股東人數(shù)，代表股份份額。即：
“三、選舉×××、×××、×××、×××(當(dāng)選董事姓名)為公司董事，組成公司第一屆董事會(huì)�！痢撩澇桑砉煞荨痢寥f股；××名反對(duì)，代表股份××萬股；××名棄權(quán)，代表股份××萬股。需說明的是：當(dāng)選董事的得票率不同應(yīng)具體注明或?qū)⒈頉Q記錄作為公證書附件�！�
(4)監(jiān)事會(huì)的組成。依次寫明當(dāng)選監(jiān)事的姓名，贊成的股東人數(shù)，代表股份份額；反對(duì)的股東人數(shù)，代表股份份額；棄權(quán)的股東人數(shù)，代表股份份額。即：
“四、選舉×××、×××、×××、×××(當(dāng)選監(jiān)事姓名)為公司監(jiān)事，組成公司第一屆監(jiān)事會(huì)。××名贊成，代表股份××萬股；××名反對(duì)，代表股份××萬股；××名棄權(quán)，代表股份××萬股。當(dāng)選監(jiān)事的得票率不同，則應(yīng)具體注明或?qū)⒈頉Q記錄作為公證書附件。
(5)大會(huì)通過其他決議及表決結(jié)果應(yīng)逐項(xiàng)證明。
5．證明創(chuàng)立大會(huì)的會(huì)議程序、表決方式、通過的各項(xiàng)決議真實(shí)合法、有效，簽名、印章屬實(shí)。表述為：“通過現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，本公證處確認(rèn)，________股份有限公司創(chuàng)立大會(huì)暨第一屆股東代表大會(huì)的會(huì)議程序、表決方式及所通過各項(xiàng)決議真實(shí)、合法、有效。________、________、________及記錄員________在創(chuàng)立大會(huì)會(huì)議記錄上的簽名(印章)屬實(shí)。”其中的空白處依次填寫股份有限公司的名稱，在創(chuàng)立大會(huì)會(huì)議記錄上簽名或蓋章的董事、監(jiān)事以及記錄員的名稱。
6．說明本公證書的附件。表述為：“下列附件是本公證書的組成部分：
1．出席××××股份有限公司創(chuàng)立大會(huì)暨第一屆股東大會(huì)的股東及其代表人名單。
2．由監(jiān)票人、計(jì)票人、公證員簽名的董事會(huì)選舉結(jié)果。
3．由監(jiān)票人、計(jì)票人、公證員簽名的監(jiān)事會(huì)選舉結(jié)果。
4．創(chuàng)立大會(huì)會(huì)議記錄。
三、尾部
應(yīng)依次寫明以下事項(xiàng)：
1．制作文書的機(jī)關(guān)名稱。如寫“中華人民共和國(guó)××省××市公證處”、“中華人民共和國(guó)××省××縣公證處”等。是哪個(gè)公證機(jī)關(guān)出具的公證書便落款該公證機(jī)關(guān)，但必須冠以“中華人民共和國(guó)”字樣。
2．文書簽署人的職務(wù)和署名。先寫“公證員”，然后由公證員簽名或者蓋簽名章，公證員的簽名章應(yīng)使用藍(lán)色印油。涉外公證書必須簽名，蓋簽名章無效。公證書上的署名一律以公證員的名義署名，不得寫主任、副主任等行政領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)。公證員的簽名和簽名章應(yīng)報(bào)外交部領(lǐng)事司備案，抄送司法部門公證司存查。
3．文書簽發(fā)的時(shí)間(年、月、日)。
4．制作文書的公證機(jī)關(guān)的公章應(yīng)端端正正地押蓋在簽發(fā)日期上，使用紅色印油。
